Mappen und Blätter

Einführung in Mappen und Blätter

Es lohnt sich, dass Sie die folgenden beiden Ausdrücke kennen:

• Arbeitsmappe
• Tabellenblatt

Arbeitsmappe wird die Excel-Datei genannt. Ganz einfach. Wenn ich Ihnen sage, Sie sollen die Arbeitsmappe "Budget 2022" öffnen, dann meine ich wirklich die Datei auf Ihrer Festplatte:

Die beiden Bezeichnungen "Datei" und "Arbeitsmappe" sind also synonym zu verwenden, wenn wir von Excel-Dateien sprechen. Bei Word sprechen wir freilich nicht von Arbeitsmappen, sondern eher von "Dokumenten"

Unter Tabellenblättern versteht man die sog. Register in einer Arbeitsmappe, die Sie am unteren Fensterrand finden:

Da können Sie praktisch beliebig viele Register haben. Das gerade aktive Tabellenblatt ist weiss dargestellt (hier also "März"). Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen rechts davon fügen Sie ein neues Blatt ein.

Diese Blätter sind sehr praktisch. Beispielsweise könnten Sie mehrere Blätter haben, pro Schulfach, falls Sie Noten erfassen wollen (wobei sie wohl nur in Französisch ein eigenes Tabellenblatt benötigen; für die restlichen Fächer reicht ein Blatt😂). Oder sehr häufig hat man zwölf Blätter, für jeden Monat eines, wenn man ein Budget oder eine Ausgabeliste erstellen wills.

Ein neues Tabellenblatt einfügen

ein neues Tabellenblatt fügen Sie ganz einfach ein, indem Sie unten rechts von den Tabellenblättern auf das Plus-Symbol klicken:

Das erstellt Ihnen ganz rechts ein neues Blatt.

Möchten nicht ganz rechts ein neues Blatt einfügen, sondern direkt links von einem bestehenden, dann klicken Sie mit rechter Maustaste auf das entsprechende Register (Nr. 1):

Nun wählen Sie den obersten Punkt "Einfügen..." (Nr. 2).

Wie gesagt, nun wird das neue Blatt nicht ganz rechts, sondern links vom aktuellen Blatt eingefügt.

Blatt verschieben

Befindet sich ein Tabellenblatt nicht an der Stelle, an der Sie es wünschen, verschieben Sie es einfach, indem Sie mit der linken Maustaste das Register anklicken, die Maustaste gedrückt lassen und das Blatt horizontal verschieben (Nr. 1). Es erscheint ein kleines schwarzes Dreieck (Nr. 2):

Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Blatt dorthin verschoben, wo sich das schwarze Dreieck zuletzt war.

Statt mit der Maus das Blatt mittels Drag'n Drop zu verschieben, finden sie im Kontextmenü des entsprechenden Registers ebenfalls den Eintrag "Verschieben oder kopieren...":

Blatt löschen

Auch im Kontextmenü finden sie den Eintrag "Löschen" (Nr. 2).

Das allerletzte Blatt können Sie nicht löschen. Eine Excel-Arbeitsmappe enthält immer mindestens ein Tabellenblatt.

Genug geschwafelt, jetzt sind Sie dran🙄!

Blattfarbe ändern

Gelegentlich werden Sie Lust haben, den Registern Ihrer Tabellenblättern eine bestimmte Farbe zuzuweisen. Auch dies finden Sie im Kontextmenü, und zwar als "Registerfarbe >".

Aufgaben zu Tabellenblätter

Aufgabe 1

Benötigte Datei: "Mappen und Blaetter.xlsx"

1. Erstellen Sie drei neue Tabellenblätter
2. Benennen Sie diese Blätter um in "Januar", "Februar", "März" Hint

   Ein Blatt umbenennen können Sie wiederum mit dem Kontextmenü. Oder noch einfacher machen Sie einen Doppelklick auf das Register, und schon können Sie die Bezeichnung überschreiben:

   

   Mit ENTER schliessen Sie die Eingabe ab.

Auf welches Problem stossen Sie?

Lösung

Die Warnmeldung ist schon fast offensichtlich:

Es existiert natürlich bereits ein Blatt mit dem Namen "März". Ihnen bleibt nichts anderes übrig, als die aktuelle Umbenennungsaktion mit der Taste ESC abzubrechen.

Also:

1. Benennen Sie das bereits bestehende Blatt "März" auf "Vorlage" um.
2. Anschliessend versuchen Sie nochmals, das neue Blatt in "März" umzubenennen.

Aufgabe 2

a) Kopieren Sie den Inhalt des Tabellenblatts "Vorlage" auf die drei neu erstellten Tabellenblätter "Janaur", "Februar" und "März". Hint

Damit meine ich nicht das Blatt als ganzes Blatt, wie Sie es vorhin gemacht haben.

Nein, Sie sollen in das Blatt "Vorlage" reingehen, das ganze Blatt kopieren und dann in die anderen Blätter einfügen.

Hint

Sie wissen nicht mehr, wie Sie ein ganzes Blatt markieren können😉? Kein Problem! Einen Bereich markieren können Sie ja bereits. Es geht natürlich jetzt nicht darum, dass Sie in die Zelle A1 klicken und dann nach rechts unten fahren, bis wirklich das ganze Blatt markiert ist. Da wäre Sie noch morgen dran...(wie viele Zeilen und Spalten hatten wir neulich noch? Hint

Mehr als eine Million Zeilen sowie 16'384 Spalten. Nee, Sie haben keinen Bock, das mit der Maus zu markieren!

Immer dann, wenn Sie den ganzen Inhalt markieren wollen, klicken Sie auf dem Tabellenblatt links oben auf das kleine Dreieck oberhalb der 1 resp. links vom Buchstaben A:

Lösung

Nochmals, wechseln Sie auf das Blatt "Vorlage" und klicken Sie oben links auf das Dreieck/Viereck:

So werden sämtliche Zellen markiert. Anders ausgedrückt: es wird das ganze Blatt markiert.

Kopieren Sie die Markierung mit Ctrl + c oder mit einem Klick auf die Schaltfläche "Kopieren" oben links im Register "Start":

Auf einem Mac haben Sie die gleichen Symbole, aber sie sind meist nicht beschriftet, da der Platz zu knapp ist:

Aufgepasst, sobald Sie Escape drücken, ist das Blatt nicht mehr in der Zwischenablage und Sie müssen erneut Ctrl & c drücken.

Wechseln Sie in das Blatt "Januar".

Achten Sie darauf, dass die Zelle A1 markiert ist.

Dann fügen Sie die Zwischenablage wieder ein mit Ctrl + v oder mit einem Klick auf die Schaltfläche "Einfügen" oben links im Register "Start":

Kleiner Tipp:

Um die Zwischenablage im anderen Blatt einzufügen, hier ein kleiner Tipp: markieren Sie im Ziel-Blatt ebenfalls vorgängig das ganze Blatt:

Erst danach fügen Sie die Zwischenablage mit Ctrl + v ein.

b) Passen Sie auf allen drei Blättern von Hand die Überschrift an, indem Sie den korrekten Monat reinschreiben.

c) Löschen Sie in den neu eingefügten Blättern "Januar" bis "März" den Inhalt der nötigen Zellen, damit die passenden Monatsumsätze erfasst werden können (die Artikel bleiben identisch!).

Lösung

Die folgenden Bereiche müssen Sie löschen. Ich habe sie je mit einem roten Pfeil markiert:

Also konkret die folgenden beiden Bereiche:

1. C4:E6
2. C8:E11

Wichtig:

• Die Zellen in der Spalte B wollen Sie nicht löschen. Das sind die Produkte und die sind jeden Monat gleich. Das Einzige, was ändert, sind die Monatszahlen.
• Die Zahlen in Spalte F wollen Sie auch nicht löschen. Da stecken nämlich Formeln drin, welche automatisch etwas rechnen. Dies lassen Sie einfach stehen.
• In Spalte G haben Sie eine Fehlermeldung bezüglich Division durch 0. Das ist egal. Diese Fehlermeldung kommt nur, weil wir eben unsere Umsatzzahlen gelöscht haben. Sobald Sie neue Werte eintragen in den oben genannten Bereichen, kommt alles wieder gut😀.

Hier noch ein kleines GIF dazu:

Aufgabe 3

a) Ändern Sie die Reihenfolge der Blätter so, dass die Blätter "Januar" bis "März" ganz links stehen. Hint

Das Verschieben von Blättern mit der Maus ist einfach, aber Sie müssen ein kleines Detail beachten. Sobald Sie mit der Maus einen Reiter packen, erscheint ein kleines Blatt (Nr. 1) sowie ein kleines Dreieck (Nr. 2):

Das Blatt verschieben Sie nun nach rechts oder links. Soweit ist alles klar.

Es ist aber nicht die Position des Blattes massgebend, wo Ihr Blatt hin verschoben wird, sondern das kleine Dreieck. Und das weicht manchmal ein paar Milimeter voneinander ab.

Hier sehen Sie das Problem:

Ihr Mauszeiger (das Blatt, Nr. 1) befindet sich zwischen "Blätter 3" und "Blätter 4", das kleine Dreieck hingegen zwischen "Blätter 2" und "Blätter 3".

Daran müssen Sie sich ein wenig gewöhnen, dann geht es.

Lösung

Klicken Sie mit der Maus das entsprechende Register an, lassen die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Register an die gewünschte Stelle:

Nicht die Position des Mauszeigers ist relevant für die Zielposition, sondern das kleine schwarze Dreieck.

b) Das Blatt "Vorlage" soll sich zwischen "März" und "Tabelle1" befinden.

c) Die beiden Blätter "Tabelle1" und "Tabelle3" können Sie nun löschen.

Lösung

Mit rechter Maustaste auf das zu löschende Register klicken und den Punkt "Löschen" wählen:

d) Am Schluss sollten Sie nur noch die folgenden Register resp. Tabellenblätter in der angegebenen Reihenfolge in der Datei haben:

Haben Sie noch ein Tabellenblatt "Tabelle4" oder andere, können Sie diese auch gleich löschen.

Speichern Sie zur Abwechslung mal die Datei ab😊.

Einführung in Arbeitsmappen

Wie ganz oben schon mal erwähnt: Arbeitsmappen sind einfach stinknormale Dateien, also das, was Sie in einem Ordner von Windows oder auf dem Mac finden:

Das ist soweit überhaupt kein Geheimnis. Was aber ein wenig speziell ist, wenn Sie beispielsweise Tabellenblätter von der einen Datei in die andere kopieren oder sogar verschieben wollen.

Klar, Sie könnten, wie weiter oben beschrieben, ein Blatt komplett markieren und in der neuen Datei einfügen. Das geht soweit prima.

Aber Sie haben noch eine andere Möglichkeit: Sie erledigen es auch über das Kontextmenü des Tabellenblatt-Registers:

Wie üblich, rechte Maustaste auf das Register (Nr. 1), und dann wählen Sie wiederum den Punkt "Verschieben oder kopieren..." (Nr. 2).

Dieses Dialogfenster ist zum Verschieben von Tabellenblättern innerhalb einer Datei eigentlich zu umständlich. Da verwenden Sie doch eher das normale "Drag'n Drop".

Aber zum Verschieben oder Kopieren von Tabellenblättern in eine andere Arbeitsmappe ist das Dialogfenster super-praktisch. Hier, so sieht es aus:

Schauen Sie sich dieses Dialogfenster bitte mal in Ruhe an!

Es lässt sich Folgendes sagen:

• Sie können damit Blätter in der aktuellen Mappe hin- und her verschieben. Wobei das mit der Maus eigentlich einfacher geht.
• Sie verschieben ein Blatt jeweils VOR, d.h. LINKS vor ein anderes, oder Sie können das Blatt ans Ende (also ganz rechts) hin verschieben
• Mit dem gesetzten Häckchen können Sie ein Blatt kopieren statt verschieben
• Und mit dem ersten Dropdown-Feld können Sie das Blatt entweder in eine neue Datei oder in eine andere geöffnete Datei verschieben resp. kopieren

Ein Tabellenblatt in eine andere Arbeitsmappe kopieren oder verschieben

Das erste Dropdown-Feld ist besonders praktisch (Nr. 1). Hier steht normalerweise die aktuelle Datei drin. Aber wenn Sie es öffnen, erscheint folgende Auswahl:

Da erscheinen sämtliche aktuell geöffneten Arbeitsmappen. Wenn Sie nur eine geöffnet haben, erscheint da halt nur ein Eintrag.

Aber der interessante Eintrag lautet "(neue Arbeitsmappe)". Wenn Sie das auswählen, wird das Tabellenblatt in eine neue Datei verschoben oder kopiert. Das ist saupraktisch!

Da wird die Liste "Einfügen vor:" auch leer, weil die leere Arbeitsmappe ja noch keine Tabellenblätter enthält:

Auf was will ich mit dieser Warnmeldung raus? Ganz einfach: aktivieren Sie das Häkchen "Kopie erstellen" (Nr. 2) lieber einmal zu viel als einmal zu wenig...

Aufgaben zu Arbeitsmappen

a) Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe, speichern aber diese noch nicht ab.

Lösung

Klicken Sie links oben auf "Datei" und wählen den Punkt "Leere Arbeitsmappe":

Meistens befinden Sie sich hier im Regiser "Startseite" (Nr. 1). Aber Sie finden die gleiche Schaltfläche auch unter "Neu" (Nr. 2):

Hier ist die Schaltfläche "Leere Arbeitsmappe" noch riesiger als vorher. Was Microsoft nicht alles tut, um auch den grössten Zeigefinger optimal zu unterstützen🤣.

Auf dem Mac fehlt die Schaltfläche "Datei" oben links. Hier müssen Sie ins Menü gehen:

b) Kopieren Sie die Blätter "Vorlage" von der ersten Arbeitsmappe in die gerade neu erstellte Arbeitsmappe "Umsatz 2022.xlsx", und zwar ganz ans Ende. Hint

Wechseln Sie wieder in die vorherige Datei resp. Arbeitsmappe.

Lösung

Wechseln Sie wieder in die alte Arbeitsmappe. Klicken Sie mit rechter Maustaste auf das Blatt "Vorlage":

Wählen Sie den Menüpunkt "Verschieben oder kopieren..."

Im Dialogfenster müssen Sie drei Schritte beachten:

1. Zuerst wählen Sie die Datei aus, in welche das Blatt kopiert werden soll.
2. Dann sagen Sie, an welche Position das Blatt kopiert werden soll.
3. Und zum Schluss entscheiden Sie, ob Sie das Blatt kopieren oder verschieben wollen.

Aufgepasst!! Standardmässig wird das Blatt verschoben, d.h. in dieser Ursprungsdatei hier gelöscht!

c) Speichern Sie die neue Arbeitsmappe unter "Umsatz 2022.xlsx".

d) Verschieben Sie das Blatt "Februar" aus der vorherigen Arbeitsmappe in die Mappe "Umsatz 2022.xlsx", und zwar ganz an deren Anfang. Hint

Da gehen Sie gleich vor wie vorher, nur diesmal aktivieren Sie das Häkchen "Kopieren" eben nicht:

Beachten Sie, dass beim Verschieben eines Blattes der Fokus auf die neue Datei gelegt wird (sprich, der Fokus bleibt auf dem gerade verschobenen Blatt). Beim Kopieren war das nicht der Fall. Da blieb der Fokus in der Ursprungsdatei.

e) Nun verschieben Sie in der neuen Datei das Blatt "Januar" noch an die richtige Stelle und löschen das allfällig vorhandene Tabellenblatt "Tabelle1".

Lösung

Am Schluss sollten Sie in der Datei "Umsatz2022.xlsx" folgende Tabellenblätter haben:

Kopieren oder Verschieben?

Nochmals als Erinnerung: Das Dialogfenster zum Kopieren oder Verschieben ist saugefährlich!

Wenn Sie sich nämlich grad nicht achten, die alte Mappe speichern und bei der neuen meinen, das sei nur eine unwichtige, temporäre Datei, und diese ohne zu speichern schliessen; dann haben Sie Ihr Tabellenblatt auf Nimmerwiedersehen weg...